Head of Operations / Operations Director (International Fieldwork)

Job description

Шукаємо Head of Operations, який/яка візьме на себе побудову та розвиток операційної системи Assignment Management команди.

Компанія спеціалізується на міжнародних fieldwork та research-проєктах: Data Collection, Mystery Shopping, Auditing, Procurement Support, Validation і Quality Control. Компанія координує онлайн- та офлайн-проєкти у понад 40 країнах Європи, LATAM та Азії.

Це не адміністративна роль і не класичний COO. Нам потрібен hands-on керівник, який зможе провести аудит поточних процесів, побудувати зрозумілу систему роботи команди та забезпечити прозорий контроль операцій.

Основні завдання

Побудова системи роботи команди

- Побудувати єдиний процес роботи Assignment Managers;

- визначити ролі, відповідальність і зони прийняття рішень;

- створити та впровадити SOP для основних операційних процесів;

- визначити правила самостійного прийняття рішень та ескалації;

- забезпечити єдиний стандарт роботи всередині команди;

- побудувати систему контролю без постійного ручного втручання керівництва.

Управління командою та ресурсами

- Контролювати поточне та прогнозоване завантаження Assignment Managers;

- налагодити прозорий розподіл проєктів і навантаження;

- визначати потребу в додаткових ресурсах та розширенні команди;

- організовувати onboarding, навчання і розвиток співробітників;

- визначити KPI та критерії ефективності;

- підвищувати самостійність і відповідальність команди.

Бюджети та фінансова дисципліна

- Побудувати прозорий механізм роботи з бюджетами;

- впровадити Plan/Fact контроль;

- контролювати вартість залучення Mystery Shoppers та інших ресурсів;

- аналізувати причини перевищення бюджетів;

- визначати та впроваджувати коригувальні дії;

- сформувати правила допустимих відхилень і додаткових погоджень.

База Mystery Shoppers та інших виконавців

- Забезпечити створення й регулярне оновлення єдиної бази виконавців;

- підтримувати актуальність інформації про ставки, географію, досвід, доступність та якість попередньої співпраці;

- диверсифікувати канали пошуку ресурсів;

- зменшувати залежність від окремих постачальників і каналів рекрутингу.

Операційний контроль та автоматизація

- Контролювати строки, бюджети, рекрутинг, ресурси й інші критичні точки проєктів;

- своєчасно виявляти ризики та пропонувати варіанти вирішення;

- аналізувати повторювані проблеми й усувати їх системні причини;

- скорочувати кількість ручних процесів, таблиць і дублювання інформації;

- визначати процеси, які можна автоматизувати;

- створити єдине джерело актуальної операційної інформації;

- побудувати коротку та зрозумілу управлінську звітність.

Що для нас важливо

- Від 5 років досвіду в Operations Management, Project Management або суміжній управлінській ролі;

- від 2 років досвіду управління командою;

- практичний досвід побудови або трансформації операційних процесів;

- досвід розробки та впровадження SOP, KPI і систем звітності;

- досвід планування та контролю бюджетів, роботи з Plan/Fact;

- вміння управляти завантаженням команди, строками, ресурсами та ризиками;

- впевнене володіння Excel або Google Sheets;

- системне та аналітичне мислення;

- здатність не лише знаходити проблему, а й пропонувати та впроваджувати рішення;

- англійська мова від B1 — для листування, дзвінків і взаємодії з міжнародними партнерами.

Досвід у market research, fieldwork, data collection, mystery shopping, CX або аудитах буде значною перевагою, але не є обов’язковим.

Що пропонуємо

- Повну зайнятість і віддалений формат роботи;

- міжнародні проєкти в різних країнах і регіонах;

- високий рівень самостійності та прямий вплив на роботу компанії;

- можливість побудувати операційну функцію та впроваджувати власні рішення;

- регулярну взаємодію з керівництвом компанії;

- мінімум бюрократії та реальну можливість змінювати процеси.

Головний результат цієї ролі — створити самостійну та керовану операційну функцію, у якій зрозуміло, хто за що відповідає, як розподіляється робота, як контролюються бюджети й ресурси та коли питання має бути вирішене всередині команди або ескальоване керівництву.